Vademecum “Dal Sito ai social media “

NUOVO_LOGO_FIDAPA“Dal Sito ai social media FIDAPA-BPW Italy: il cosa, il chi ed il come, per garantire una comunicazione efficace, integrata e che tuteli i valori della Federazione”

PREMESSA Le linee programmatiche per il 2015-2017, come più volte detto, pongono una particolare attenzione alla comunicazione. Da analisi effettuate è emerso che la FIDAPA-BPW Italy non ha mai regolato l’uso degli strumenti di comunicazioni di massa. Questo documento intende indicare i comportamenti che la Presidente Pia Petrucci ed il Comitato di Presidenza hanno evidenziato come desiderata e invitano tutte le socie a seguirne indicazioni e contenuti. L’intento del Comitato è quello di portare la Federazione ad adottare comportamenti univoci per rafforzare l’immagine di un movimento d’opinione femminile che valorizzi le Donne nelle Arti, Professioni ed Affari. Nei prossimi mesi le indicazioni diventeranno un regolamento vero e proprio. Prima di passare all’attuazione del regolamento, vogliamo dare tempo a tutte le socie di conoscere l’orientamento e di avere il tempo per adeguarsi rivedendo lo stato attuale della comunicazione a livello di Sezione e di Distretto con calma. Il ruolo delle referenti distrettuali del comitato ad hoc per la comunicazione è quello di recepire, collaborare, sostenere il cambiamento. Sono a vostra disposizione per chiarimenti ed approfondimenti legati al Distretto di appartenenza ed aiuteranno la referente nazionale a migliorare, modificare, approfondire temi che risulteranno difficili da gestire o da recepire. Come è noto, la gestione di un sito e la gestione della comunicazione con strumenti eterogenei, richiede competenze eterogenee e molteplici. Si invitano, pertanto, le Presidenti di Sezione e Distrettuali ad individuare e invitare alla collaborazione, in particolare quelle socie che parteciperanno attivamente al progetto con competenze specifiche. L’apparente semplicità dell’utilizzo di alcuni strumenti, potrebbe causare una distorsione dell’immagine della nostra associazione che da movimento d’opinione potrebbe essere percepito come circolo culturale e sociale.

Le aree della comunicazione sono molteplici e il nostro documento indirizzerà solo le aree al momento rilevate come più critiche ed urgenti:

Gestione e proprietà dei siti  Social media o facebook o twitter o YouTube o Google+ o altro

In generale, le indicazioni che daremo per la gestione del sito, sono da considerarsi analoghe anche per tutti i social che intendiate utilizzare nella vostra strategia di comunicazione. Cogliamo l’occasione per ribadire un concetto importante: la comunicazione informale che spesso viene utilizzata nei social NON sostituisce le regole di bon ton della FIDAPA ed il rispetto dei ruoli. Le comunicazioni ufficiali alle rappresentanti nazionali, distrettuali e di sezione come inviti ad eventi, partecipazione e contributi ad iniziative devono pervenire preferibilmente in formato lettera via email. L’uso di strumenti quali whatsapp, messenger o sms sono da considerarsi utili ma non formali e come tali vanno utilizzati.

Il sito Non vi è alcun obbligo ad avere un sito di Sezione. E’ fortemente consigliato avere un sito per ogni Distretto. Aprire e gestire un sito che rappresenti la FIDAPA BPW Italy, un Distretto o una Sezione è responsabilità rispettivamente della Presidente Nazionale, Distrettuale, o di Sezione in carica. Il sito è un bene di proprietà protempore della Presidente in carica (Nazionale, Distrettuale, Sezione) che dovrà essere intestataria del dominio e ne dovrà gestire l’amministrazione e manutenzione. Il nome del dominio dovrà essere costruito con www.fidapa.distretto(sezione)……orgI siti che non sono stati chiamati cosi potranno continuare a mantenere l’attuale nome, ma dovranno acquistare nel tempo i domini corretti (vedi il recente passaggio da Fidapa.com a Fidapa.org). Al termine del biennio, la proprietà e i contratti di gestione e manutenzione dei sitidovranno far parte delle attività di passaggio delle consegne. Si ricorda che l’investimento economico, sia in termini di denaro che di tempo messo a disposizione dalle socie, deve considerarsi di proprietà della Sezione / Distretto / FIDAPA e per nessun motivo dovrà andar perso nel passaggio di consegne. Esempio:E’ un errore comune dimenticare di prendere nota della casella di posta a cui arrivano le notifiche per il rinnovo dei domini. Non rinnovare il dominio implica la chiusura del sito. Si invita a porre attenzione alle date di scadenza dei contratti di manutenzione dei siti. (questo si chiama contratto di hosting). Si consiglia di chiedere ai fornitori attuali di estendere la validità fino ad almeno 2 mesi dopo la scadenza del biennio in modo da poter effettuare il passaggio di consegne, valutare il fornitore e consentire un’eventuale modifica. Il dominio potrebbe avere scadenze non allineate e ha validità differenti che invitiamo a conoscere e gestire. La collaborazione tra Presidente e Past Presidente è data come prerequisito fondamentale. Si invitano le Presidenti a ricercare la collaborazione con socie che possano partecipare attivamente alla creazione di contenuti adeguati alla valorizzazione dei temi della nostra Federazione e di considerare il sito come una delle vetrine più importanti per promuovere le attività svolte nei propri territori e a livello nazionale.

Lo stile del sito deve richiamare chiaramente l’appartenenza alla nostra Federazione con la pubblicazione dei loghi e ne deve riflettere l’impostazione generale indicata dal sito nazionale o internazionale. Siamo un movimento di opinione importante e con contenuti di rilevanza per l’opinione pubblica. Si invita le responsabili dei siti a cogliere l’occasione per rivedere le immagini utilizzate come pagina di benvenuto – loghi FIDAPA BPW Italy e immagini femminili magari ispirate dalle professioni / tradizioni locali. ATTENZIONE: le immagini devono essere prive di diritti d’autore per evitare di incorrere in sanzioni.

I loghi della FIDAPA e BPW International sono reperibili e scaricabili dal sito www.fidapa.org nella sezione modulistica (specificare come usare il logo ) per http://www.bpw-international.org/artwork-bpw-logo. Il sito nazionale è stato costruito per poter offrire dei sotto siti per ospitare distretti o sezioni che ne facciano domanda. Le assemblee delle socie, rispettivamente di sezione o di distretto, dovrebbero essere invitate ad approvare la scelta auspicata dato che è un impegno a lungo termine e che ha dei risvolti legali. Si invitano le responsabili dei siti a verificare gli aggiornamenti del sito nazionale www.fidapa.org per creare i link a sezioni di interesse quale lo statuto, il regolamento e la modulistica che è inutile riscrivere avendo un unico punto di aggiornamento valido.

PUBBLICAZIONE CONTENUTI NEI SITI DI SEZIONE, DISTRETTO, NAZIONALE La responsabile nazionale per la comunicazione può pubblicare notizie, articoli o contenuti di interesse per la valorizzazione delle Federazione dopo l’approvazione della Presidente Nazionale. I contenuti potranno essere reperiti in modo autonomo o su segnalazione, come avvenuto per la creazione dei contenuti per il lancio del sito.  Rimangono in vigore le stesse regole in uso sino ad ora: o Le sezioni pubblicano nei loro canali e possono chiedere di veder inserire un contenuto a livello distrettuale. La presenza di rappresentanti nazionali implica la possibilità di condividere questa informazione anche a livello nazionale. o Per poter pubblicare un vostro articolo sul sito distrettuale o nazionale vi invitiamo a seguire questa semplice procedura o per inserimento distrettuale:inviare una mail alla referente distrettuale o per inserimento a livello nazionale: inviare una mail a social@fidapa.org e SEMPREin copia alla referente distrettuale o l’articolo va inviato come testo all’interno della mail facilitando il lavoro di redazione delle colleghe che si occupano degliinserimenti. o Foto : allegato in JPEG o PNG formato 800×600 pixel o 600×800 pixel o titolo: accattivante ed esaustivo o testo: ricordate che un testo molto lungo non viene mai letto. Meglio corto e magari a puntate o fotolink ad eventuale sito su cui avete pubblicato il vostro articolo o evento. o video – vi consigliamo di inviare questi ultimi utilizzando strumenti come “we transfer“ per evitare di bloccare le caselle postali Vi arriverà conferma dell’avvenuto inserimento che potrà essere fatto nelle aree del sito più adatte: BLOG, Eventi, Notizie dai Distretti, notizie dalle rappresentanti internazionali o nei temi trattati.

Social media Facebook Facebook è una grande piazza virtuale nata con l’obiettivo di far incontrare “amici”. Nel tempo questo ruolo si è trasformato in una delle più grandi realtà di comunicazione esistenti. Non possiamo ignorare una realtà così importante e dobbiamo saperla gestire. La presenza su Facebook è consigliata sia per l’altissimo numero di socie presenti, sia per partecipare attivamente con contenuti che valorizzino la nostra Federazione. La piattaforma Facebook, per lo stile informale che la contraddistingue, può facilmente portare a degli errori che possono influenzare l’immagine che diamo all’esterno e il rispetto delle regole di bon ton che sempre devono guidarci. Restano anche vere tutte le regole comportamentali che come socie di FIDAPA siamo chiamate a rispettare. Ognuna delle socie è libera di fare l’uso che crede di questo strumento, ma nel momento in cui pubblica a nome o per conto del ruolo che ricopre, deve mantenere l’immagine di rappresentanza che le è stata assegnata protempore dalla FIDAPA. Le immagini che ci ritraggono in eventi conviviali devono essere largamente inferiori al numero di contenuti legati ad attività specifiche della FIDAPA che dovrebbero incitare a discussioni, scambio di opinioni e partecipazione attiva. L’immagine che diamo all’esterno è creata dai contenuti che condividiamo. La forma auspicata è quella di una PAGINA FAN. Le Pagine sono valorizzate dai “Mi Piace” sulla pagina e possono essere visibili a chiunque. Sono adatte a comunicare eventi, contenuti importanti per la Sezione, il Distretto e per il territorio di appartenenza. La visibilità dellepagine è regolata da algoritmi che valutano l’interesse che suscita. L’interesse è dato dal numero di “mi piace”, dalle “condivisioni”, dalle “interazioni”. E’ importante sapere che la parcellizzazione non aiuta ad incrementare la visibilità per cui valutate la possibilità di sostenere la pagine Nazionale e Distrettuale. Si invitano tutte le SOCIE a cercare le pagine di loro maggior interesse e di partecipare alle discussioni dei gruppi. La Presidente in carica è invitata a conoscere , nominare o riconfermare il nome degli amministratori della paginaFAN di sua competenza (compresa quella Young) perché devono essere contattabili e responsabili del mantenimento dei contenuti . Non essendo possibile avere una proprietà di questi contenuti, poiché di proprietà della piattaforma facebook, il passaggio delle consegne deve avvenire nominando nuovi amministratori o confermando per iscritto quelli esistenti. I contenuti devono essere strettamente legati agli scopi della FIDAPA BPW ITALY di cui sono vetrina(alla stessa stregua del sito)..

Nome auspicato: FIDAPA BPW Italy – Distretto …. FIDAPA BPW Italy – Sezione …. Immagine profilo: preferibilmente il logo della FIDAPA con il nome della sezione sotto Immagine cover: libera può essere usata anche come vetrina per un evento importante o uno slogan.

PAGINA FAN Nazionale: FIDAPA BPW Italy PAGINA FACEBOOK FIDAPA BPW ITALY NAZIONALE) L’amministrazione della pagina è affidata alla responsabile protempore per la comunicazione Bettina Giordani. Spesso il nome è vincolato dalla indisponibilità dei nomi desiderati già occupati da altri. Questo perché non abbiamo mai regolato il chi può usare il logo FIDAPA e chi no, stiamo piano piano mettendo ordine. Stato attuale a livello nazionale e distrettuale:

Pagine Fan distrettuali : 

Distretto Nord Ovest: https://www.facebook.com/distrettonordovest/?fref=ts

Distretto Nord Est: non attivo

Distretto Centro: non attivo

Distretto Sud Ovest:https://www.facebook.com/Fidapa-BPW-Italy-Distretto-Sud-Ovest-132979613730065/

Distretto Sud Est: https://www.facebook.com/Fidapa-Distretto-SUD-EST-690873587713812/?fref=ts

Distretto Sicilia: https://www.facebook.com/FidapaSicilia/?fref=ts

Distretto Sardegna: https://www.facebook.com/profile.php?id=100010422992971&fref=ts

Pagine Fan YOUNG : Si consiglia di affidare il ruolo di amministratore alla Responsabile Young di Distretto e di affidarle il compito di cercare le collaborazioni che reputi più corrette.

Pagina Nazionale: https://www.facebook.com/YoungBpwItaly/?fref=ts L’amministrazione di questa pagina è affidata protempore alla responsabile per la comunicazione Bettina Giordani

Distretto Centro Young: https://www.facebook.com/fidapayoungdistrettocentro/?fref=ts Distretto Sicilia: https://www.facebook.com/Young-Fidapa-Sicilia-444511302398889/?fref=ts

Gruppi Facebook Auspicabile la creazione di tali gruppi. Ne esistono attualmente molti sia a livello di sezione che a livello nazionale. Il loro scopo è di permettere a tutte le iscritte di interagire e scambiare informazioni. E’ importante pubblicare nei gruppi il regolamento che indichi i comportamenti da adottare all’interno dei gruppi FIDAPA e che ne rappresentano le socie. E’ evidente che il concentrare le discussioni in un gruppo sarebbe più efficace e permetterebbe ad un largo numero di socie di conoscere i contenuti condivisi, ma data la natura di questo tipo di gruppo non diamo alcuna regola se non quella di utilizzare correttamente i loghi e le norme statutarie.

Testo da inserire come regola generale di un gruppo:

REGOLAMENTO

1. Questo gruppo di Facebook è chiuso ed è gestito da socie della FIDAPA BPW Italy. Possono essere membri di questo gruppo persone che abbiano piacere di condividere discussioni legate al mondo femminile e preferibilmente socie o amiche della FIDAPA BPW Italy. Ogni membro può scrivere il proprio commento e manifestareopinionisotto la propria diretta responsabilità; gli amministratori, che vigileranno comunque per garantire la correttezza reciproca ed evitare le offese personali, non apporranno alcuna censura preventiva. Qualora si ravvisasse un comportamento fuori dalle norme del “vivere civile” da parte di uno o più utenti, gli amministratori provvederanno alla esortazione, in via privata, a rivedere il proprio scritto. Dopo 3 avvisi, l’utente sarà sospeso, ma non cancellato. In caso di riammissione (successiva alle scuse obbligatorie presentate dall’utente), qualora l’utente stesso incorra in una nuova violazione del regolamento, sarà eliminato definitivamente dal gruppo.

2. E’ consentito l’inserimento di piccoli annunci (presentazioni, mostre, prestazioni professionali …) senza limiti di pubblicazione, a patto che siano inerenti agli scopi della nostra Federazione. Gli amministratori del gruppo vigileranno sulle inserzioni pubblicate, nonsaranno responsabili delle inserzioni pubblicate dagli utenti del gruppo e non avranno alcun beneficio economico. Si invita all’uso del buon senso nel non pubblicare lo stesso annuncio più volte nello stesso giorno.

3. E’ consentita la pubblicità ad ONLUS. Gli amministratori del gruppo vigileranno sulle inserzioni pubblicate, non saranno responsabili delle inserzioni pubblicate dagli utenti del gruppo.

4. E’ consentito il rimando e la discussione a notizie anche politiche di interesse comune; non saranno accettati commenti di schieramento o di propaganda politica.

Modalità di gestione:  Devono essere chiusi e richiedere l’iscrizione per evitare che i contenuti vengano visti o utilizzati da terzi  Contenuti più liberi – più personali …è come una grande piazza in cui ognuno può dire quello che pensa possa risultare interessante alla comunità  richiede degli amministratori che controllino le iscrizioni e facciano da moderatori qualora le conversazioni o i contenuti non siano in linea con lo spirito della nostra associazione.

Profili personali E’ una pratica molto utilizzata dalle socie, quello di creare dei profili personali chiamandoli con il nome FIDAPA o/e con il nome della sezione, utilizzando il logo come immagine. In passato Facebook non controllava questa pratica ora ne ha regolato accuratamente gli scopi. Questa pratica è VIETATA non dalla FIDAPA BPW Italy ma da FACEBOOK che sta perseguendo il malcostume con la chiusura di questo tipo di profili. I profili devono essere personali e non possono rappresentare associazioni, attività commerciali o altro. Si consiglia, quindi, di provvedere al più presto alla correzione di tale comportamento. Vi invitiamo a rivolgervi alla vostra referente per la comunicazione di distretto per avere consigli su come mitigare il processo di creazione di una pagina corretta.

TWITTER E’ una piattaforma in grande crescita con cui dobbiamo confrontarci. Al momento viene poco utilizzato dalla FIDAPA BPW Italy,ma sappiamo che moltissime socie hanno un account twitter. Per dare quindi diffusione ai nostri eventi condividiamoli su twitter, utilizzando gli hastag #FidapaBPWItaly #Fidapa #BPWInternational #BPWItaly Il tweetè un testo che non può superare i 140 caratteri (se inseriamo una foto i caratteri a disposizione sono 117). La regola per la gestione di un account con i loghi FIDAPA e/o BPW Italy o International seguono esattamente quelli esposti per Facebook YouTube Abbiamo aperto il canale YouTube dedicato alla FIDAPA BPW Italy. E’ possibile pubblicare i video che considerate di rilevanza nazionale su questa pagina. Canale YouTube FIDAPA BPW Italy La regola per la gestione di un account con i loghi FIDAPA e/o BPW Italy o International seguono esattamente quelli esposti per Facebook Google+ Simile per alcuni aspetti a Facebook è poco utilizzato dalle nostre referenti ma, per evitare di non essere presenti, abbiamo aperto anche questo canale di comunicazione.Profilo Google Fidapa BPW Italy La regola per la gestione di un account con i loghi FIDAPA e/o BPW Italy o International seguono esattamente quelli esposti per Facebook Altro Esistono altri social molto interessanti e di grande utilizzo. Vi invitiamo a seguire sempre le regole esposte per gli altri social. Ogni canale di comunicazione deve avere l’approvazione della Presidente protempore per poter utilizzare il logo ed il nome Fidapa e deve seguire la regola di costruzione dei nomi : Fidapa_BPW_Italy/ distretto/ sezione. Stiamo valutando con grande interesse la possibilità di utilizzare Linkedin come canale di comunicazione social per la sua natura particolarmente adatta alla condivisione di contenuti professionali ed imprenditoriali. Vi aggiorneremo sulle scelte che andremo a compiere.

Che differenza c’è tra Profilo Facebook, Pagina e Gruppo?

Ci sono ancora molti che fanno confusione tra Profilo di Facebook, Pagina fan su Facebook e gruppi di Facebook. Parte della colpa di questo piccolo-grande caos è da imputare allo stesso social network di Mark Zuckerberg: molte delle funzioni si sovrappongono tra le tre “entità”: sia dai profili Facebook sia dalle Pagine Facebook, ad esempio, è possibile postare messaggi e foto pubbliche, mentre i Gruppi Facebook e le Pagine Facebook possono essere utilizzati indifferentemente per mettere in contatto utenti interessati alla stessa tematica. La verità, però, è che Profilo, Pagina e Gruppi di Facebook hanno caratteristiche, funzionalità e scopi molto differenti l’uno dall’altra. Il profilo, ad esempio, è strettamente personale e serve a stringere legami con persone (sia conosciute, sia sconosciute); la Pagina di Facebook, invece, serve a promuovere le attività di un brand o di un’istituzione; il Gruppo di Facebook, infine, è una sorta di agorà virtuale dove persone interessate e appassionate dalla stessa tematica possono incontrarsi e discutere. Vediamo, nel dettaglio, le caratteristiche peculiari delle varie “entità” facebookiane.

Cos’è un Profilo Facebook?

Il Profilo è, per sua stessa definizione, strettamente personale e nasce con lo scopo di “rappresentare” virtualmente una persona in carne ed ossa. Fatto di fotografie, storie e post, attraverso il Profilo un utente Facebook dovrebbe raccontare la sua storia e la sua vita: una sorta di diario virtuale per immagini e commenti. Un Profilo può essere personalizzato con delle foto profilo (solitamente delle foto in primo piano del “possessore” del profilo, ma teoricamente è possibile utilizzare qualunque immagine si trovi online), un’immagine di copertina (una foto che si sviluppa verticalmente e che, in teoria, serve a “presentare” l’utente così come la copertina di un libro dovrebbe “rappresentarne” il contenuto) e informazioni personali (data di nascita, luogo di nascita e di residenza, stato sentimentale, status lavorativo, scuola frequentata e altro). Una volta che si ha un profilo è possibile aggiungere altri utenti già iscritti alla piattaforma social: è preferibile aggiungere persone che già si conoscono, ma nulla vieta di aggiungere anche perfetti sconosciuti o persone “incontrate” in una Pagina Facebook o in un Gruppo Facebook. Per registrare un nuovo Profilo di Facebook sarà sufficiente collegarsi alla home page della rete sociale e riempire i campi presenti nella pagina sotto la dicitura “Iscriviti”. Inserendo i propri dati personali (nome, cognome, indirizzo di posta elettronica, password, data di nascita e sesso) si attiverà il proprio Profilo Facebook e si potrà iniziare a interagire con gli altri utenti.

Una Pagina Facebook può essere pensata alla stregua di un Profilo per aziende, brand, Enti Pubblici e organizzazioni non governative. Così come accade per un Profilo, chi possiede o amministra una Pagina Facebook potrà personalizzarla con un’immagine personale (ad esempio il logo del brand) e un’immagine di copertina; pubblicare post, foto e aggiornamenti di vario genere. Chiunque può creare una Pagina Facebook seguendo la procedura guidata accedendo alla sezione Pagine, ma solo i rappresentanti ufficiali – o un utente delegato – possono creare e gestire Pagine Facebook per Enti pubblici, organizzazioni, aziende e brand. Un utente iscritto a Facebook può creare e gestire direttamente più di una Pagina Facebook e successivamente delegare la gestione della stessa ad altri utenti. Le pagine sono dotate di una serie di funzioni che facilitano la creazione e la condivisione di contenuti e la gestione delle campagne promozionali social. L’amministratore di una Pagina Facebook, ad esempio, può creare diversi contenuti per la pagina decidendo di postarli in seguito a orari prestabiliti, promuovere (a pagamento) l’intera Pagina o singoli poste immagini; invitare le persone che si conoscono a seguire gli aggiornamenti della Pagina stessa. Inoltre, Facebook mette a disposizione degli amministratori gli Insight, informazioni statistiche riguardanti le visualizzazioni dei post, il numero di like, commenti e molto altro ancora.

Cosa sono i Gruppi Facebook?

I gruppi sono dei luoghi virtuali dove persone che condividono legami parentali, lavorativi o una passione possono ritrovarsi, discutere e condividere materiale multimediale. I membri di un Gruppo Facebook possono creare sondaggi, porre domande e dare risposte, condividere foto e filmati, condividere file di vario genere e creare eventi. Inoltre, i Gruppi Facebook permettono di comunicare direttamente con tutti gli appartenenti del gruppo grazie all’invio di messaggi privati “di massa”. I Gruppi Facebook sono caratterizzati da tre opzioni di privacy: i gruppi pubblici permettono l’iscrizione a chiunque possieda un Profilo Facebook; i gruppi chiusi possono essere cercati e visti da chiunque, ma solo i membri possono postare e vedere i contenuti presenti nella bacheca del gruppo; i gruppi segreti sono di fatto “invisibili” e per entrare a farne parte bisogna ricevere un invito.

Per creare un Gruppo Facebook è sufficiente cliccare sul pulsante “Crea Gruppo” presente nella colonna sinistra della rete sociale e riempire i campi presenti nella finestra che compare. Una volta creato e impostato il livello di privacy adeguato (dipendente dalla tipologia di gruppo che si vuole creare), si potranno aggiungere o invitare ad iscriversi tutti i membri della propria lista amici. Per cancellare un gruppo Facebook (per farlo, però, si dovrà essere amministratore del gruppo stesso) si dovranno cancellare manualmente tutti gli iscritti e, una volta rimasti soli, si potrà cliccare sul pulsante “Abbandona ed elimina il gruppo”.

(Bettina Giordani, responsabile nazionale Comitato ad hoc Comunicazione)